Що трапилося?
У стрічці соцмереж регулярно з’являються новини про невдачі, які переслідують організаторів великих культурних подій – виставок, забігів, благодійних ярмарків, концертів, лекцій, кінопоказів та інших. У одних ламається техніка, інші не встигають зібрати сцену (або привезти артистів ), третє разом з глядачами заливає дощ , а четвертим все псує раптово нагрянула інспекція або непослідовність міської влади. Здається, що вдалі заходи проводять спеціально навчені професіонали, а у простого смертного не вистачить на це навичок, знань і наполегливості. Ми попросили друзів нашої редакції з Центру сучасної культури «Зміна», які вже кілька років проводять в Казані книжковий фестиваль, розповісти, як це робиться. Спершу хочу порадити агентство организация мероприятий за кращою ціною.
З чого почати?
Задайте собі кілька простих запитань. У чому ваша ідея? Що саме ви хочете влаштувати – лекторій, кінопоказ, фестиваль? Які цілі і завдання задуманого вами події? Важливо відрізняти ясно сформульовану мету від абстрактних фантазій. Порівняйте: «Я хочу зробити науково-популярний лекторій. Буде класно »і« В квітні я хочу зібрати команду однодумців і організувати в барі для студентів і випускників науково-популярну лекцію, на якій мають бути присутні не менш як 300 осіб ». Якщо придумати свій формат не дуже виходить, можна організувати подію в своєму місті по франшизі (як, наприклад, лекторії Science Slam, Курилка Гутенберга, 15 × 4 або кінофестиваль «360 градусів») – як правило, засновники таких проектів тільки і чекають, коли до них приєднаються однодумці з нових міст.3
Ідеї у мене є! Що далі?
Далі – команда. Поодинці вам не впоратися, так що зберіть команду з надійних людей, яким близька ваша ідея. Ядром проекту можуть стати два-три людини: наприклад, продюсер (керівництво проектом, розробка концепції, комунікація зі спікерами, модерація події), координатор (організаційні питання: переговори з майданчиком, взаємодія з волонтерами, ведення документації) і піарник (дизайн, підготовка рекламних матеріалів, взаємодія зі ЗМІ). Постарайтеся знайти людей з досвідом – тих, хто вже займався організацією схожих подій. Головне – щоб кожен учасник команди добре розумів свої завдання.4
Команда зібрана. Тепер що?
Коли загальні зони відповідальності розподілені, складіть детальний список завдань і термінів їх виконання в формі, доступній для всіх членів команди: Google Docs, Basecamp , Trello або будь-якій програмі, якій зручно користуватися і яку можна регулярно перевіряти. Такі таск-листи значно полегшать вам життя і дозволять бачити, як просуваються паралельні процеси організації. Це може здатися зайвою бюрократизацією, але повірте: коли процес розбитий на мільйон дрібних завдань і вкрай важливо нічого не пропустити, без подібних технологій не обійтися (так, хтось вперше в житті побачить гугл-документ, але вам доведеться пояснити кожному, чому це важливо). Окрім спільної роботи в онлайні проводите регулярні оффлайн-зустрічі для перевірки готовності, а відсутніх членів команди підключайте по скайпу. Чим частіше ви будете відслідковувати дотримання Таймлайн, тим нижче шанси припуститися помилки в якоїсь дрібнички.5
З плануванням справ розібралися. Уже можна приступати до роботи?
Майже! Але спочатку треба знайти гроші – зовсім без грошей провести захід неможливо.
По-перше, вивчіть гранти та конкурси регіонального і всеросійського рівня (їх багато тут – від грантів Президента РФ до Фонду Прохорова); головне в роботі з грантами – уважно читати вимоги до оформлення заявок і дотримуватися їх (прочитайте, як уникнути популярних помилок , і вивчіть як приклад фестиваль стріт-арту в Нижньому Новгороді за підтримки «Лукойлу»).
По-друге, дізнайтеся про цільові програми в вашому регіоні, вивчіть сайти місцевого уряду та профільних комітетів, відповідальних за культуру, науку, освіту або спорт (в залежності від обраної вами теми) – і обов’язково запитайте поради у тих, хто вже отримував підтримку від місцевої влади.
По-третє, спробуйте провести краудфандінг – взамін на прямі пожертви ви можете пропонувати донорам квитки на подію і незвичайні винагороди (у одній з популярних платформ Planeta.ru є посібник по запуску крауд-проектів ); схожу модель можна реалізувати інакше – почавши заздалегідь продавати квитки через сайти.
По-четверте, спробуйте знайти спонсора: в вашому місті напевно є компанії (можливо, філії федеральних), чия цільова аудиторія збігається з вашою (все більше компаній підтримують культуру ). Важливо грамотно скласти партнерський пакет і дохідливо пояснити спонсорові, що саме вам потрібно, і яку користь спонсор отримає від роботи з вами. Ні в якому разі не обмежуйтеся відправкою презентації – якою б класною вона не була, без особистої зустрічі з потенційним партнером грошей вам не бачити. І звичайно, ви завжди можете зробити простіше і вкласти власні кошти.6
Грошей, звичайно, замало, але має вистачити. Що далі?
Визначтеся з датою події – краще мати в запасі дві-три відповідні дати; наприклад, для події на 100-200 чоловік вам вистачить 1-2 місяців на всю підготовку, а якщо мова про фестиваль від 2 до 10 тисяч осіб, то добре б мати в запасі рік. Потім починайте пошук майданчика. Враховуйте місткість приміщення (чи комфортно буде 200 глядачам сидіти в цьому залі?), Відповідність формату події (звичайно, можна зробити великий фестиваль в клубі і годинний концерт в парку – але краще навпаки), доступність (в історичному центрі або поряд із зупинками громадського транспорту ), загальний технічний стан (якість ремонту, тепло, холод, задуха) і відповідність вимогам протипожежної безпеки (знайдіть знайомого архітектора, він підкаже).
Другорядне, але все одно дуже важливо – чи є на майданчику працює техніка і технічний фахівець? Чи працює гардероб і чи є всередині пункт громадського харчування? Чи дадуть вам можливість зробити невелике перепланування? Перед оглядом майданчиків корисно скласти для себе чек-лист і відзначати всі деталі аж до висоти сцени і кількості туалетів – адже вам не потрібні черзі або незадоволені відвідувачі, яким не видно екран. У разі гучних подій перевірте, Чи немає поруч житлових будинків. Якщо подія проходить на вулиці, то доведеться багато всього орендувати і транспортувати: сцену, меблі, намети, технічне обладнання, а для цього продумати логістику (хто, коли і на чому привезе і відвезе все оснащення), плюс домовитися з поліцією і швидкої і, звичайно ж, передбачити свої дії в разі негоди (щоб не повторити сумний досвід фестивалю «Навала»).7
Тепер я точно можу кликати артистів і лекторів. Але як з ними спілкуватися?
Щоб зв’язатися з потрібною вам медійним людиною, ви можете або звернутися в організацію, з якою він часто працює (вузи, видавництва, медіа або фонди в разі вчених і популяризаторів науки; лейбли, майданчики, творчі об’єднання в разі артистів), або пошукати контакти через спільних знайомих. Якщо ви визначилися з темою, але поки не знаєте, хто міг би про неї розповісти – питайте експертів з цієї області.
Коли контакт налагоджений, дізнайтеся, чи виступав вже спікер в вашому місті (якщо немає, то йому, швидше за все, буде цікаво прочитати лекцію в новому місці і розширити аудиторію), подумайте, який проект в цей момент йому найбільш цікавий (можливо, він недавно випустив книгу або альбом і ви зможете йому допомогти зробити додаткову рекламу), обов’язково повідомте ключову інформацію про подію і запросіть особистий і технічний райдер (якщо райдера немає – заздалегідь дізнайтеся, як він хотів би дістатися, ніж планує зайнятися у вільний час, чи готовий поспілкуватися з журналістами, що йому буде потрібно для виступу). Коли ви про все домовилися, важливо своєчасно купити квитки, забронювати готель, спланувати трансфер, харчування і прогулянки по місту. Якщо спікерів багато, ця робота перетворюється майже в конвеєр, але спілкування зі спікерами важливо вести одному і тому ж людині, щоб з кожним був тісний особистий контакт. І намагайтеся попереджати кожного із запрошених гостей про те, з ким вони розділять сцену, щоб раптом не вийшло скандалу .
З учасниками начебто домовилися. Але як зацікавити людей нашим подією?
По-перше, у події повинен бути бренд: придумайте такого назва, знайдіть хорошого дизайнера і попросіть його розробити фірмовий стиль (головне – щоб не вийшло «консервативно, але не архаїчно» ).
По-друге, визначтеся з цільовою аудиторією: кого ви чекає на свою пригоду? Чим вони цікавляться крім цього? Як можна налагодити з ними зв’язок? Чим їх можна зачепити? Якщо подія розраховане на велике число глядачів, починайте просування якомога раніше. І навіть якщо ви робите виставку сучасного мистецтва або лекцію про чорні діри, від маркетингових інструментів вам не піти – ви будете писати прес-релізи, влаштовувати розіграші призів, відправляти нав’язливі розсилки і розміщувати банери на сайтах партнерів. Спершу знайдіть журналістів в своєму оточенні – через особистий контакт набагато простіше зацікавити редакцію видання, а потім і їх читачів. Працюйте з кожним ЗМІ індивідуально: пропонуйте ексклюзивні матеріали і спецпроекти, будьте готові взяти на себе частину журналістської роботи – зв’язатися з героєм, записати аудіо,
Ще більший, ніж ЗМІ, охоплення у соціальних мереж: у 2017 році неможливо щось організувати, не розуміючи того, що таке «інвайтінг», «капча» і «таргет», в чому різниця між зустріччю і групою «ВКонтакте» або Сторіс і трансляцією в інстаграме. Якщо таких слів ви не чули, то знайдіть знайомого фахівця з СММ і попросіть його поділитися досвідом. Як правило, для розкрутки події середнього масштабу (до 1000 чоловік) потрібно витратити пару тисяч рублів на таргетовану рекламу і запросити передплатників 10-15 великих ВК-спільнот (від сторінок вузів до локальних версій «підслухати»).
Звичайно, не варто забувати про друковану рекламу (флаєри та афіші в місцях, де буває цільова аудиторія) і про важливість спілкування з лідерами думок – медійними особами вашого міста, які можуть написати пост з закликом відвідати подію. Щоб спрогнозувати кількість глядачів, зручним маркером служить кількість людей, які підписалися на новини вашого події в «ВКонтакте» або фейсбуці, а ще краще дозволяє відстежувати інтерес попередня реєстрація – як правило, з 100 зареєстрованих людей в день події ви побачите 40-70 (рідко більше ).
