Помилки електронного листування

16


У наш час люди рідко спілкуються один з одним, посилаючи листи поштою, так і телефонні розмови все частіше замінює спілкування в месенджерах. Одним з найпоширеніших видів комунікації залишається електронна пошта. Її часто використовують, наприклад, для ділового листування. Однак чи вміємо ми правильно спілкуватися по «електронці»?

Результати досліджень

Нещодавно дослідники з бізнес-школи Kingston спробували вивчити вплив електронного листування на рівень стресу її учасників. Для цього вони проаналізували листування 28 співробітників різних фірм.

«Наші дослідження показують, що співробітники офісів найчастіше використовують стиль спілкування, який прийнято вважати цілком функціональним, — прокоментувала доктор Емма Рассел. — Однак такий стиль може дратувати та налаштовування людей один проти одного».

Команді вчених вдалося виділити чинники, які найчастіше викликають у адресатів негативні емоції.

Відсутність привітання

Коли ми зустрічаємося з людиною, то автоматично вітаємося. Електронне листування – таке ж спілкування, тільки у віртуальній формі. Тому елементарну ввічливість варто дотримуватися. Напишіть: «Добрий день, Тетяна Петрівна!», «Вітаю, Павле Івановичу!» або: «Привіт, Катя!» А потім вже викладайте суть листа. Принаймні, перше за день лист людині повинно містити привітання. А далі – дивлячись по ситуації.+

Якщо ви маєте звичку не вітати адресатів, то за вами закріпиться репутація невоспітанного людини. А це може призвести до проблем у спілкуванні.

Занадто швидкий відповідь

Якщо на лист відповідають відразу ж, у людини створюється враження, що адресат нервує, сидить «на стрьомі» і чекає повідомлень, намагаючись показати, що він контролює ситуацію. А це завжди напружує співрозмовника, особливо якщо справа стосується роботи.

«Пінг-понг»

Іноді дві людини вступають у швидку і жваву переписку, як би «відбиваючи» повідомлення один одного. Це призводить до стресу в обох, так як листи вимагають негайної реакції. Крім того, поступово конструктивність спілкування падає і листування втрачає сенс.

Повідомлення по роботі, послані в неробочий час

Багатьом не подобається, коли їм нагадують про роботу в неробочі години або вихідні. Також це, на їх думку, може вказувати на те, що вони ставляться до роботи недостатньо ревно, раз до них виникають питання в позаурочний час.

Відсутність відповіді

Якщо ми написали повідомлення, а нам не відповіли, це дуже дратує. Звичайно, можна знайти масу виправдань для одержувача: він не перевірив пошту, захворів, йому ніколи писати, та ін. І все ж ніщо так не приводить нас поганий настрій, відсутність уваги. А адже лист може бути дійсно важливим, і відсутність відповіді на нього може призвести до сильного стресу.

Автоматичний відповідь

Якщо людина ставить на пошту автовідповідач на час своєї відсутності, це ще можна зрозуміти. Але якщо його пошта налаштована на автовідповідь постійно, то у тих, хто йому пише, створюється враження, що він не вважає за потрібне спілкуватися або ж спілкується вибірково. Цим він як би говорить: «Я важлива персона, ваші листи отримую, але відповідаю, тільки якщо вважаю це за потрібне».

Запит про підтвердження

Деякі налаштовують пошту так, що всі листи запитують повідомлення у одержувачів. По-перше, це вимагає часу (принаймні, для натискання відповідної кнопки). По-друге, це показує, що ви в якійсь мірі не довіряєте адресату. Тобто, якщо прийшло повідомлення, що людина лист отримав, але він вам все-таки не відповів, ви будете впевнені, що він не захотів з вами спілкуватися.

Одночасне спілкування з кількома людьми

Якщо ви пишете листа одночасно кільком людям або ж у процесі написання листа з кимось розмовляєте, то велика ймовірність, що ви не допишете лист, наробите помилок або допустіть ще якусь помилку. Тому не варто відволікатися, коли ви пишете лист.

Відправка листів без перевірки

Зрозуміло, іноді ми дуже поспішаємо і відправляємо повідомлення, не прочитавши його наостанок. Так от, цього допускати ніяк не можна! Якби ви знали, скільки ділових і особистих відносин було зіпсовано, скільки розлучень, розставань і звільнень сталося саме з-за того, що відправник, ледь дописавши лист, клацнув кнопкою «відправити».

По-перше, є чимало прикладів, коли автори листів плутають адресатів. Один мій знайомий, скажімо, скаржився в листі до приятеля на якусь жінку і примудрився відправити листа зі скаргою тій самій жінці!

По-друге, буває, плутають імена адресатів. Наприклад, замість «Діма» пишуть «Лена». Один молодий чоловік одночасно писав листи своїй дівчині і діловому партнерові фірми, де працював. В результаті в кінці листа партнеру він написав: «Сумую, люблю, цілую. До швидкої зустрічі, Зайка моя!», а в кінці листа дівчині – «З надією на взаємовигідну співпрацю. З повагою, посада, Ф. В. О.»

По-третє, у неперевіреному листі можуть виявитися помилки, які ви не помітили. А не всі люди лояльно ставляться до безграмотності. Ще гірше, якщо ці помилки спотворюють зміст фраз.

Так що запам’ятайте список «огріхів» і по можливості їх не допускайте. Вдалого вам спілкування!